Hivi karibuni, dhana za Agile na Shughuli ya Kufanya Kazi zinapata umaarufu zaidi na zaidi, na kampuni nyingi tayari zinafikiria uwezekano wa kuzitekeleza katika ofisi zao, lakini wanapata shida fulani. Usimamizi mara nyingi hauwezi kufanya mabadiliko kama hayo, akiogopa kukabiliwa na kutoridhika kwa wafanyikazi na kupungua kwa uzalishaji wao.
Denis Chernichkin, mkurugenzi wa Mambo ya Ndani ya Biashara ya Haworth, alituambia juu ya kwanini mabadiliko katika dhana ya mambo ya ndani ya ofisi yanaweza kuathiri vibaya kazi ya kampuni na kile kinachohitajika kuzingatiwa ili kuandaa nafasi hiyo kwa ufanisi iwezekanavyo.
Je! Ni shida gani kuu katika kutekeleza miradi kama Agile na Kazi ya Kufanya Kazi?
- Ofisi zinazotekelezwa kulingana na dhana hizi, kwanza, zinadhibitisha uwepo wa maeneo anuwai ya kazi ambayo mfanyakazi anaweza kuchagua kwa hiari yake, kulingana na jukumu maalum na aina ya shughuli. Tofauti hii inatoa uhuru wa kutenda wakati wa kupanga ofisi ambayo watu wanaohusika na hii wakati mwingine hawajui wapi pa kuanzia, nini cha kuzingatia, au hawaamui kabisa juu ya mabadiliko makubwa, na ikiwa watafanya hivyo, hawawezi kuunda wazi kazi na uwaeleze wasanifu ni matokeo gani yanahitajika kupatikana. Kawaida uundaji ni wa kufikirika, kulingana na hisia na mwenendo badala ya ukweli halisi na takwimu. Matakwa haya ni mbali na jukumu la maana, lililoundwa, na ubora wa kiufundi, ambao unaonyesha mahitaji ya nafasi nzuri leo na kwa umbali wa miaka mitatu hadi mitano kwa kampuni fulani. Matokeo yanaweza kuonekana kuwa yasiyofaa kwa matarajio ya mteja.
Mara nyingi, kampuni, bila kuelewa ni nini haswa wanataka kupata, huanza kunakili maoni ya ofisi zilizopo bila kuzoea mahitaji yao na kuzitekeleza katika nafasi tofauti kabisa, katika hali tofauti, katika timu zingine ambazo kimsingi haziko tayari kukubali vile dhana. Kama matokeo, hii inasababisha kupungua kwa tija.
Licha ya ukweli kwamba shida hizi ni asili katika mabadiliko ya dhana za Agile na Shughuli inayotekelezwa na Shughuli, zinaweza kutokea katika uundaji wa nafasi yoyote. Kwa kweli, ni rahisi kuunda ofisi ya kawaida ya "nafasi wazi", ambapo suluhisho za aina hiyo hiyo hutumiwa mara nyingi, lakini shida katika kuunda mahitaji ya nafasi inayofaa hutokea katika hali kama hizo pia.
Je! Unafafanuaje nafasi ya ofisi inayofaa?
- Hii ni nafasi ambayo huleta watu pamoja na wapi wana tija zaidi na ufanisi. Haya ndio mazingira ambayo timu za wafanyikazi au wataalamu wa kibinafsi wanaweza kuongeza uwezo wao, wakati nafasi inayozunguka haizuii, lakini inasaidia. Na kwa kuwa kila timu na kila mtaalam ana sifa za kibinafsi, nafasi inayofaa ni ya kipekee kwa kila shirika la kibinafsi. Hakuna hali moja au jibu sahihi, kwa sababu mengi inategemea malengo ya kampuni. Kwa wengine, kwa sasa, ni muhimu kupunguza gharama, kupunguza mita za mraba kwa kila mtu, kwa wengine - kuunda bidhaa mpya au kuleta teknolojia mpya sokoni, kwa mtu - kuongeza kuridhika kwa wateja na ubora wa huduma. Wakati mwingine majukumu haya yanapingana. Kwa hivyo, kila kampuni lazima iamue malengo yake ni nini, vigezo vya kufanikiwa na jinsi ya kuifanikisha, na jinsi nafasi inaweza kusaidia kutimiza majukumu haya.
Ningeshauri kuanza kwa kutambua kigezo kimoja muhimu sana - utamaduni wa shirika. Ni yeye anayefautisha kampuni kutoka kwa kila mmoja. Hii ni tabia muhimu sana ambayo mara nyingi hudharauliwa katika soko letu, ingawa umuhimu wake umetambuliwa kwa muda mrefu ulimwenguni. Kujua na kuelewa utamaduni wa kampuni yako inafanya iwe rahisi kuamua ni nafasi gani inahitaji.
Je! Utamaduni unawezaje kuhusishwa na nafasi?
- Utamaduni huathiri haswa nyanja zote za shughuli za shirika, pamoja na usimamizi, michakato ya biashara, bidhaa iliyoundwa, kivutio cha wafanyikazi na uhifadhi, mfumo wa kufanya maamuzi, sifa na mengi zaidi. Inajenga hali ya usalama, kujitolea kwa kampuni na kushawishi kuridhika kwa wafanyikazi na tija. Kwa hivyo, mara nyingi huonekana kama mali kamili na muhimu sana ya shirika.
Kawaida utamaduni katika kampuni huhusishwa na vitu rasmi, kama vile maadili ya ushirika, viwango vya kazi, kanuni za mwenendo - mambo yanayoitwa inayoonekana. Lakini pia kuna sababu zisizoonekana ambazo huamua sheria na tabia zisizosemwa za watu. Katika eneo hili, nafasi ya kazi pia ina jukumu muhimu, pamoja na usanifu, mambo ya ndani na suluhisho za fanicha. Hiyo ni, nafasi ya kazi ni sehemu muhimu ya utamaduni wa shirika na lazima ifanane nayo. Ni kama kipande cha fumbo lililochukuliwa kutoka kwa seti nyingine - halitatoshea tu vitu vya jirani, lakini litaharibu picha nzima kabisa. Ni sawa na nafasi. Kwa njia nyingi, inaunda jinsi mfanyakazi anavyofanya kazi, kwa hivyo ikiwa nafasi hailingani na utamaduni wa sasa, watu watafanya kazi kinyume na maadili ya kampuni.
Inageuka kuwa ikiwa unahamisha mfanyakazi kutoka ofisi moja kwenda nyingine ambayo ni tofauti kabisa na ile ya awali, atafanya kazi tofauti?
- Hakika. Kwa kweli, mabadiliko haya hayatakuwa ya kuvutia kila wakati, lakini ukweli ni kwamba aina ya nafasi, kazi zinazopatikana ndani yake, na tamaduni ya shirika kwa jumla huamua jinsi mtu anavyofikia majukumu, anavyoshirikiana na wenzake na hufanya maamuzi. Baada ya yote, hata ikiwa kwa kawaida hatufikiri juu yake, ushawishi wa utamaduni juu ya tabia yetu ni mzuri sana. Inastahili kubadilisha mahali, na tayari tuna tabia tofauti bila kujua.
Ninapenda usemi wa Winston Churchill: "Kwanza tunafafanua sura ya majengo yetu, na kisha majengo yetu huamua sura ya tabia yetu." Na ni kweli. Chukua, kwa mfano, kwa kulinganisha, tabia ya watu nje ya ofisi - katika mgahawa wa gharama kubwa na katika baa ya kawaida. Katika kesi ya kwanza, tunajaribu kulinganisha kiwango - mtindo rasmi wa mavazi, sauti ya utulivu, mara nyingi mazungumzo juu ya mada ya kiakili. Lakini fikiria kuwa tuko kwenye baa - tabia zetu zitakuwa huru zaidi na zisizo rasmi. Vile vile hufanyika katika ofisi - nafasi huathiri moja kwa moja tabia na mtindo wa kazi wa wafanyikazi.
Je! Ikiwa wafanyikazi hawapendi nafasi ambayo wanafanya kazi? Je! Hii itawaathiri vipi?
- Hili ni swali muhimu sana. Kutoridhika kwa mfanyikazi na nafasi ya ofisi, ambapo, kwa mfano, haiwezekani kupata eneo zuri la kufaa linalofaa kwa kazi maalum, au kuna usumbufu mwingi wa kukasirisha, hufanya athari mbaya. Lakini, kwa bahati mbaya, wafanyikazi hawawezi kubadilisha nafasi iliyopo peke yao. Mamlaka kama hayo yapo juu ya mabega ya wataalamu wanaohusika na uundaji wa mambo ya ndani ya ofisi, ambao lazima wazingatie sifa za kitamaduni za shirika ili kuunda mazingira mazuri. Kwa kuongezea, kwa sababu ya aina tofauti za shughuli za idara ndani ya shirika moja, kuna zile zinazoitwa tamaduni ndogo, ambazo lazima pia zizingatiwe wakati wa kubuni.
Sote tunajua kuwa usanifu wa nchi na miji tofauti ni tofauti kutoka kwa kila mmoja, unaonyesha sifa za kitamaduni na huunda mazingira ya kipekee. Katika ofisi, kila kitu ni sawa - muundo na usanifu wa nafasi ya ofisi inapaswa kuonyesha ubinafsi wa shirika na mgawanyiko wake.
Unawezaje kufafanua tamaduni yako ya shirika na kuelewa ni nafasi gani inayofaa zaidi?
- Kwa kweli ni rahisi sana. Kuna uainishaji kulingana na miaka 25 ya utafiti na maprofesa wa Chuo Kikuu cha Michigan Cameron na Quinn inayoitwa "Maadili ya Kushindana." Wanasayansi wamegundua maadili manne makubwa katika kampuni: Ushirikiano, Ushindani, Uumbaji na Udhibiti. Kila thamani inahusishwa na seti ya sifa za nafasi ya kazi ambayo huongeza msaada wake. Kwa njia, mtindo huu ulitambuliwa na wataalam wengi kama mzuri sana na uliingia zana 50 bora za biashara katika historia kulingana na kiwango cha Financial Times.
Kwa mfano, wacha tuangalie kampuni ambazo dhamana ya Udhibiti inatawala. Kwa mashirika haya, ufunguo ni kufanya kazi hiyo "sawa". Wao ni sifa ya muundo wazi wa shirika, uongozi, udhibiti mkali, wingi wa itifaki na taratibu, na mwingiliano rasmi wa wafanyikazi. Mara nyingi hizi ni mashirika makubwa ya urasimu na wakala wa serikali, na pia idara za kifedha na sheria. Nafasi katika kesi hii inapaswa kujulikana na mpangilio mzuri, unaoeleweka wa sehemu za kazi, kudumisha uongozi na hadhi, kuwa na vifaa vya juu na maeneo maalum yaliyopangwa kwa mwingiliano, badala yake, tenga vyumba vya mkutano. Mahali pa kazi kawaida hutengwa, imegawanywa kwa ugawanyiko katika idara karibu na bosi, rangi za kihafidhina hutumiwa mara nyingi katika mambo ya ndani.
Kwa kulinganisha, wacha tuchukue thamani tofauti "Uumbaji". Kampuni zinazoongozwa na thamani hii zinajulikana na hamu ya kutengeneza bidhaa au huduma kwanza, huzingatia ubunifu, kufikiria nje ya sanduku, juu ya hamu ya kuwa kiongozi kupitia maendeleo mapya na kutolewa haraka kwa soko la ofa ya kipekee. Aina hii mara nyingi inahusishwa na kampuni za IT na pia mashirika ya uuzaji ya ubunifu, lakini kwa kweli, karibu kampuni yoyote ambayo inaunda bidhaa yake ina thamani hii, haswa ikiwa iko katika nafasi inayoongoza katika tasnia yake. Kwa kampuni kama hizo, ni muhimu sana kuwa na uwezo wa kufanya majadiliano ya vikundi, mawazo, mikutano, kushiriki maoni yao na wenzao wakati wowote. Kwa hivyo, aina hii ya shirika inahitaji maeneo mengi tofauti kwa kazi ya kulenga ya mtu binafsi, na pia kwa mwingiliano wa pamoja na mikutano ya hiari, nyuso kubwa za kuonyesha habari, nafasi kubwa zaidi na mtazamo mzuri, kwani inakuza mawazo, ngumu zaidi na mpangilio wa kikaboni, ukosefu wa usawa katika kubuni na kurudia, suluhisho za ndani zinazohamasisha, vizuizi vichache na uhuru zaidi, na maeneo mengi tofauti ya ubunifu na sauti nzuri, kwa sababu mchakato wa ubunifu umeharibiwa kwa urahisi sana.
Lakini jambo muhimu zaidi kukumbuka ni kwamba kila kampuni kila wakati inachanganya maadili yote manne. Kama sheria, mbili kati yao zinatawala, lakini, kwa hali yoyote, utamaduni wa shirika wa kila kampuni ni mchanganyiko wa kipekee wa maadili haya yote, ambayo yapo kwa idadi fulani. Kwa hivyo, hautaweza kupata kampuni zilizo na tamaduni sawa. Kujua utamaduni wako wa shirika, kuelewa usawa wa maadili muhimu, unaweza kupata wazo wazi la nafasi gani inahitajika kwa kila idara maalum na kampuni kwa ujumla.
Je! Unawezaje kutambua utamaduni katika kampuni?
- Njia kamili ya kisayansi inahitajika kwa utambuzi wazi wa utamaduni wa shirika na mgawanyiko wake. Sisi katika HAWORTH tuna mbinu yetu ya hati miliki ya CultureLENS ™ ya kufanya utafiti wa aina hii. Shukrani kwa teknolojia ya kompyuta, wafanyikazi wote wanaweza kushiriki katika utafiti huu, wakijibu maswali ya mbali ili kuchambua utamaduni wa sasa wa shirika. Mameneja wa juu hujibu maswali ya ziada ambayo husaidia kuamua utamaduni unaopendelea wa shirika ambao wangependa kuona katika kampuni yao kwa miaka 2-3. Majibu yote yanashughulikiwa na kompyuta, ikiruhusu wataalam wa nafasi ya ofisi na mikakati ya kuandaa hitimisho na mapendekezo ya kibinafsi kwa mteja. Kwa mfano, kulinganisha tamaduni za sasa na unazopendelea kunaweza kukusaidia kuelewa ni mwelekeo gani wa kusonga na ni mabadiliko gani yanayotakiwa kutekelezwa katika nafasi ya ofisi kufikia matokeo unayotaka bila kusababisha kukataliwa na upinzani kutoka kwa wafanyikazi.
Je! Ninaelewa kwa usahihi kwamba matokeo ya utafiti wa tamaduni ya shirika hufanya msingi wa hadidu za rejeleo za muundo wa ofisi? Je! Wateja wanahitaji kutoa kitu kingine?
- Ndio, matokeo ya utafiti ni ripoti ya kina, ambayo ni muhtasari wa muundo, marejeleo ya kina ya uundaji wa ofisi ya baadaye na mifano ya suluhisho za anga ambazo zitasaidia utamaduni unaopendelea wa shirika la kampuni iliyosomwa. Lakini nilizungumza juu ya zana moja tu, ingawa ni ya msingi. Mbali na utamaduni wa shirika, ni muhimu kuelewa sifa zingine za shirika - mitindo ya kazi iliyopo, aina ya mwingiliano kati ya idara na wafanyikazi, takwimu juu ya utumiaji wa maeneo ya kazi na maeneo ya kawaida, kuridhika kibinafsi na nafasi ya kazi ya sasa, nk. Kuna utafiti wa ziada kusaidia kampuni kutambua huduma hizi zote.
Kwa kumalizia, ningependa kusisitiza tena kwamba kila kampuni, wakati wa kubuni ofisi mpya au kufanya ukarabati katika ofisi iliyopo, lazima ijichambue yenyewe na mahitaji yake. Inawezekana kwamba shirika hili haliitaji kubadili Agile au Kufanya kazi kwa msingi wa Shughuli. Hakuna mtu aliyepewa jukumu la kufuata mitindo au kuwa wa mitindo, jukumu letu ni kuunda nafasi inayofaa inayoongeza tija, kuridhika na kujitolea kwa wafanyikazi. Baada ya yote, watu ndio mali kuu ya kampuni yoyote.
