Katika muongo mmoja uliopita, kutawala kwa nafasi wazi katika ofisi za kisasa kumejulikana zaidi, na kuhamisha aina zingine za shirika la nafasi. Wakati nafasi ya wazi inaboresha mwingiliano wa wafanyikazi na inapunguza gharama za mali isiyohamishika, pia inafanya kuwa ngumu kuzingatia na kuzingatia kazi, ambayo inathiri vibaya uzalishaji na mwishowe inaweza kuzidi faida.
Kwa kweli, karibu ofisi yoyote inapaswa kuwa na maeneo ya mawasiliano ya wazi ambayo huongeza mzunguko na ufanisi wa mwingiliano wa wafanyikazi na kuongeza uwezekano wa uvumbuzi. Walakini, maeneo kama haya huunda kuingiliwa kwa kuona na kelele katika maeneo ya wazi ambayo yanaingiliana na mkusanyiko, na kazi ambayo inahitaji umakini ni muhimu kama kazi ya pamoja. Kwa hivyo, inafaa kujua ni nini haswa kinachoathiri mkusanyiko, jinsi unaweza kuepuka kuipoteza, na pia jinsi ya kuchanganya vizuri maeneo wazi na maeneo ya kazi iliyolenga.
Kila mtu anajua juu ya shida ya kelele na upotezaji wa mkusanyiko katika nafasi ya wazi, lakini, kwa bahati mbaya, ni wachache wanajali sana suala hili. Labda kwa sababu sauti haiwezi kuonekana, tunadharau umuhimu wake. Kwa mfano, ikiwa uvujaji ulitokea ofisini, ingawa sio mbaya sana, wafanyikazi wanaohusika wataanza kurekebisha mara moja. Sauti "uvujaji" inaweza kuwa sawa na kuharibu kazi ya ofisi, lakini kwa sababu fulani tunapuuza shida hii kwa urahisi, tofauti na zulia lenye mvua.
Kulingana na Kituo cha Utafiti cha Haworth, kwa wastani, wafanyikazi wanapoteza 28% ya wakati wao wa kazi kwa sababu ya usumbufu katika ofisi. Kama matokeo, wanapaswa kuanza siku yao ya kazi mapema au kuchelewa kuchelewesha ili kumaliza kazi zote ambazo zinahitaji ukimya na umakini. Shida hii sio mpya. Wafanyikazi wa ofisi mara nyingi huhitaji maeneo ya kurudi nyuma na kuzingatia, na kwa bahati mbaya, sababu hii haizingatiwi sana katika sehemu za kazi zilizo wazi. Kulingana na takwimu kutoka kwa utafiti huo, zaidi ya nusu ya wafanyikazi wote wanaamini kuwa ni ngumu kuzingatia katika ofisi zao, ndio sababu wanapoteza muda mwingi.
Mbali na machafuko ya macho na uchafuzi wa kelele ambao wafanyikazi lazima wakabiliane na ofisi za mpango wazi, wanasumbuliwa na usumbufu kama barua pepe, simu za rununu na ujumbe wa pop-up. Kupitiliza kwa habari kutoka kwa mawasiliano endelevu ya rununu na mtandao "huwapooza", na kuacha wakati mdogo kuzingatia kazi yao na utatuzi wa shida isiyo ya kawaida. Ubongo wa mwanadamu hufanya kazi sawa na ilivyofanya miaka elfu moja iliyopita, lakini sasa tuna teknolojia hizi zote, na biolojia yetu haijaenda sawa na ukuaji wao. Upakiaji wa habari haraka ukawa mwenendo mbaya hasi katika soko la mitaji ya wanadamu.
Kupoteza mkusanyiko
Wakati wa kufanya kazi kwa kazi moja, mtu anaweza kuzingatia kwa njia ambayo atagundua habari tu ambayo anaona kuwa muhimu, akipuuza kila kitu kingine. Huu ni uwezo wa kushangaza wa ubongo wa mwanadamu. Walakini, usumbufu mwingi unapoibuka, umakini mara nyingi hubadilika kutoka kwa kazi iliyopo na kwenda kwa ile isiyo ya maana sana.
Ni muhimu kutambua kwamba usumbufu unaweza kugawanywa katika aina mbili: ndani na nje. Na kulingana na utafiti huo, inachukua wastani wa dakika 23 kwa wafanyikazi kufikiria tena na kurudi kazini kukatizwa na usumbufu wa nje. Kwa kufurahisha, kwa kufanya hivyo, huzingatia angalau kazi zingine mbili kabla ya kurudi kwa ile ambayo walikuwa wakifanya hapo awali.
Sababu za ndani, kama sheria, mawazo ya kibinafsi au uzoefu hauhusiani moja kwa moja na kazi, kwa mfano, ni nini cha kula chakula cha mchana au ni vitu gani vilivyobaki jioni. Kurudi kazini, kukengeushwa na mambo ya ndani, kama ilivyotokea, ni ngumu zaidi, na inachukua kama dakika 30-35. Kwa hivyo, tunatumia juhudi nyingi za utambuzi kudhibiti mawazo yetu yenye kuvuruga. Kwa hivyo, ni muhimu sana kupunguza athari za mambo ya nje - baada ya yote, juhudi zaidi inahitajika kushughulikia mambo ya nje, mara nyingi mtu atasumbuliwa na wakati mwingi utapotea.
Kufanya kazi nyingi zaidi, ndivyo ufanisi unavyopungua
Ubongo wa mwanadamu hauwezi kusindika habari kwa njia sawa na kompyuta, ambayo inaweza kufanya michakato kadhaa kwa wakati mmoja. Watu huwa zaidi katika mlolongo wa vitendo. Tunapojaribu kutimiza majukumu mawili au zaidi, mara nyingi tunahisi kana kwamba tunaifanya yote mara moja. Kwa kweli, tukibadilisha kati ya majukumu, tunapoteza muda mwingi, na kadri zinavyokamilika, ndivyo tunapoteza umakini na makosa zaidi tunayofanya. Wengi hata hutaja kazi nyingi kama njia nyingine ya kuvuruga, kwani kazi nyingi huwa zinavuruga umakini kati yao.
Kwa mfano, tuna jukumu la kujaza glasi kadhaa kutoka kwenye chupa moja ya maji. Hatuwezi kuzijaza kwa wakati mmoja, kwa hivyo tunaweza kuzijaza moja kwa moja, au kidogo kidogo, tukirudi kwenye glasi tupu mara kwa mara. Katika kesi ya kwanza, ni wazi, tutakabiliana haraka na kwa ufanisi zaidi, wakati katika kesi ya pili, mchakato utachukua muda mrefu, wakati tunaweza kumwaga maji zaidi kupita glasi. Na glasi nyingi, mchakato huu utachukua muda mrefu, na maji mengi tutamwaga.
Teknolojia inaweza kuwa ngumu sana wakati wa kufanya kazi nyingi, kwa sababu na usumbufu wote tuko katika hali ya kujitayarisha kuvurugwa, na watu wengi hawashughulikii kazi nyingi sana. Kwa hivyo, kwa kuzingatia shughuli moja, tunafanya kazi kwa tija zaidi. Hasa katika hali ya "mtiririko".
Ingia kwenye kijito
Mtiririko ni dhana katika saikolojia ambayo ilitengenezwa na mwanasaikolojia wa Kihungari Mihai Csikszentmihalyi mnamo miaka ya 1970. Neno hili linamaanisha hali ya akili ambayo mtu anahusika kikamilifu katika shughuli fulani, amehamasishwa, amejaa nguvu na mara nyingi hupoteza wimbo wa wakati. Kwa njia hii haifanyi kazi kwa tija tu, bali pia kwa ubunifu zaidi.
Usumbufu wa nje unaweza kuingiliana na umakini, lakini kuwa na athari kidogo au hakuna athari kwa wale walio katika hali ya "mtiririko". Kwa mfano, muziki ofisini unaweza kuonekana kama usumbufu na mmoja na karibu kutambuliwa na mwingine, ingawa zote zinalenga kazi sawa. Hii inaweza kumaanisha kuwa wa pili tayari ameingia katika hali ya "mtiririko", wakati mwingine anajaribu tu kuifanya, lakini mambo ya nje huingilia kati.
Kwa upande mwingine, vichocheo vya nje sio lazima visiwe vizuizi, lakini, badala yake, vinaweza kuwa na faida kwa kuifanya kazi ifanyike. Wakati mwingine ni muhimu kuelewa na kutathmini hali ya nje na mazingira. Uelewa huu wa hali unaweza kuwa muhimu kwa shughuli zingine. Kwa mfano, wakati wa kuendesha gari, mtu huzingatia, wakati anahitaji kutathmini mambo anuwai ya hali: barabara, taa za trafiki, watumiaji wengine wa barabara.
Kazi ya ofisi yenye tija inahitaji ufahamu wa hali na kuingia katika hali "inayotiririka". Kwa bahati mbaya, haiwezekani kuwa katika majimbo yote mawili kwa wakati mmoja, kwa hivyo, kwa kuzingatia majukumu ya sasa, hali na mambo ya ndani na ya nje, wafanyikazi lazima wabadilike kati yao. Na nafasi ya ofisi inapaswa kusaidia kazi katika kila moja ya majimbo haya.
Ubunifu wa nafasi ya kazi ya mkusanyiko
Usumbufu hautaondoka, lakini nafasi ya ofisi inapaswa kuweka umakini wa kazi badala ya kuunda vizuizi vipya kufikia hali ya "mtiririko".
Mahitaji ya kazi ya wafanyikazi hubadilika siku nzima kulingana na kazi. Kwa mfano, unahitaji kwanza kupanga barua zako, kupiga simu kadhaa, kisha kujiandaa kwa mkutano, kujadili majukumu na wenzako, na kisha kuandaa ofa ya kibiashara. Ni kwa njia iliyojumuishwa ya kubuni unaweza kuunda nafasi ambayo inafaa kwa shughuli zote zilizoorodheshwa.
Njia hii kamili ya kuandaa nafasi ya ofisi inajumuisha kanuni tano: utofauti, uchaguzi, udhibiti, utambuzi na ujazaji tena.
Tofauti. Usichague kati ya maeneo ya wazi na ya kibinafsi, unahitaji kuwapa wafanyikazi wote wawili, na pia uwape nafasi ya kuchagua nafasi inayofaa kwa kila kazi. Kazi ambayo inahitaji mkusanyiko inaweza kufanywa katika eneo lolote: mtu yuko vizuri zaidi kwenye nafasi ya wazi kwa sauti ya sauti ya ofisi, wakati mtu anahitaji ukimya kamili mahali pa faragha. Jambo kuu ni kwamba aina zote mbili za nafasi zinawasilishwa ofisini.
Chaguo. Waamini wafanyikazi wako kuchagua wapi, jinsi gani, na wakati wanafanya kazi zao. Nao wenyewe wataweza kupata hali ambazo watakuwa na tija zaidi.
Udhibiti. Wape wafanyikazi udhibiti wa mahali pao pa kazi. Ikiwa unaamua kila kitu kwao, basi kuna uwezekano mkubwa wa kukosea na upendeleo wao. Kwa mfano, kwa kuamua kuondoa usumbufu wa kelele kati ya wafanyikazi na kuwatenga kutoka maeneo ya kawaida, kampuni zinaweza kudhalilisha mwingiliano wa wenzao. Badala yake, wape wafanyikazi uwezo wa kudhibiti faragha mahali pao pa kazi, mzunguko wa mwingiliano na wenzao, na pia seti ya vifaa, kiwango cha taa, joto, n.k. Kutambua sana kuwa wanaweza kudhibiti nafasi yao ya kazi kunaweza kumaliza athari mbaya za usumbufu.
Kutambua. Kupata kutoka hatua A hadi kumweka B, kisha kumweka C inapaswa kuwa rahisi. Mipangilio iliyo wazi na rahisi inaruhusu watu kusafiri haraka angani na epuka hali ngumu na kupoteza muda. Mpangilio unaoweza kueleweka huruhusu mfanyakazi kufikiria kiakili ramani ya ofisi, kupata wenzake ndani na kuelewa kwa busara madhumuni ya kila eneo. Unapofafanua wazi maeneo ya kazi, haupitii michakato ya utambuzi wa wafanyikazi na mawazo yasiyo ya lazima, na wako tayari mara moja kuelekeza nguvu zao kumaliza kazi badala ya kujaribu kwenda angani.
Kujazwa tena kwa vikosi. Wape wafanyikazi muda na nafasi ya kupumzika. Tunapozingatia kazi kwa muda mrefu, nguvu nyingi hutumika na mwili unachoka haraka. Akili zetu hufanya vitu vya kushangaza kweli kwa kuturuhusu kuzingatia kitu kwa muda mrefu bila kuzingatia usumbufu. Kwa hivyo, "kuchaji" baada ya shughuli kama hiyo ni muhimu tu. Chaguo moja la kuongeza nguvu yako ni kufurahiya maoni kutoka dirishani wakati unapumzika kidogo kutoka kazini, na kampuni yoyote inapaswa kutoa fursa hii. Unaweza pia kuchukua mapumziko mafupi kwa siku nzima kuchukua chakula kidogo au kuzungumza na wenzako katika maeneo yasiyo rasmi. Moja au mbili za mapumziko marefu, kama vile kwenda kwenye ukumbi wa mazoezi au kutembea nje ya ofisi, zinaweza kutoa nyongeza ya nguvu kwa kipindi kirefu cha kazi. Ni muhimu kuwapa wafanyikazi chaguzi hizi ili wawe na nguvu kila wakati kufanya kazi katika mkusanyiko.
Shida ya mkusanyiko katika ofisi za Urusi
Denis Chernichkin, Mkurugenzi wa Mambo ya Ndani ya Biashara ya Haworth, alitoa maoni yake juu ya utafiti huu na kuwaunganisha na hali halisi ya Urusi.
Tatizo la umakini katika maeneo ya wazi nchini Urusi sio haraka sana kuliko Magharibi. Napenda hata kusema kuwa suala hilo ni kali zaidi. Ukweli ni kwamba, kwa mfano, kampuni za Amerika, kwa sehemu kubwa, zinahamia kwa uangalifu kufungua nafasi, na hutumia tu kwa mgawanyiko maalum au maeneo. Katika ofisi za Urusi, mpito huu umekuwa mkali zaidi na wa moja kwa moja, bila kuzingatia maalum ya shughuli za wafanyikazi na mitindo yao ya kufanya kazi. Kwa kuongezea, mara nyingi katika safu kadhaa za "madawati" ya kupendeza hakuna mipaka au vizuizi vya sauti. Kwa nini kelele na usumbufu mwingine hufikia viwango muhimu. Hii inathibitishwa na utafiti wetu juu ya Mawazo katika ofisi za Urusi, kama matokeo ambayo tunapata uthibitisho wa kila wakati kwamba karibu kila kampuni malalamiko makuu ya wafanyikazi ni ukosefu wa faragha na kutokuwa na uwezo wa kuzingatia.
Ili wafanyikazi kuzingatia kazi zao, nafasi ya kazi inapaswa kutoa maeneo yaliyofafanuliwa wazi kwa timu, kazi ya kibinafsi na inayolenga. Kanda hizi hazipaswi kushindana, lakini zisaidiane. Aina kubwa na upatikanaji wa nafasi hii au nafasi hiyo huwawezesha wafanyikazi kutumia mazingira yanayofaa zaidi kwa kazi ya sasa na inawaruhusu wasivuruga majirani, na vile vile hupunguza monotoni ya kuchosha ya kurudia safu za nafasi wazi, kuboresha faraja ya sauti.
Na kwa kweli, ni muhimu sana kufundisha wafanyikazi juu ya utumiaji sahihi wa nafasi. Inahitajika kuhusisha watu katika mchakato wa mabadiliko tangu mwanzo, kwani ni rahisi sana kutekeleza maoni yaliyopokelewa kupitia mawasiliano na wenzako, na sio kulazimisha wengine. Kampuni zinahitaji kuimarisha tabia mpya kupitia mkakati mzuri wa mabadiliko, mawasiliano na mafunzo. Katika kesi hii, hawatakutana na upinzani kutoka kwa wafanyikazi, na ufanisi wa ubunifu utakuwa juu iwezekanavyo. Kulingana na Utafiti wa Haworth
